團隊合作

「靠天分可以贏球,但是靠團隊與智慧才能贏得總冠軍。」──籃球巨星喬丹(Michael Jordan)

厲害的單兵,坐上主管職位,不見得有傑出表現。再小的單位,主管的績效,都得靠團隊的表現。

管理一個團隊,比衝刺個人績效更需要擁有一套戰略和戰術。著有《團隊領導的五大突破》、《團隊領導的五大障礙》、《開會開到死》等多本管理暢銷書的管理大師藍奇歐尼(Patrick Lencioni),為主管們提出建立信賴、鼓勵良性衝突、相互要求對彼此負責、做出承諾及追求團隊成績等五大簡明扼要的團隊領導祕訣,以及切實可行的行動方案。

祕訣1 建立信賴

「信賴是一支贏家隊伍的最基本要素,」鑽研團隊成敗的《Fortune》總主筆喀爾文直指。

信賴是所有團隊同心協力、有效運作的核心,沒有任何優點或特質比信賴更重要。一旦團隊情感上彼此信賴,做成決策和採取行動速度和效率就會大幅提升,達陣的機率也就倍增。但信賴也是團隊最不易培養的條件。

1.練習個人分享:找機會讓成員彼此分享幾個自己的故事(例如家鄉、家中排行、童年經驗、嗜好、第一份工作),有助於消除隔閡。

2.性格與行為取向分析:讓團隊成員透過性格測驗等工具,彼此了解,並幫助大家藉由共同的辭彙來描述自己與工作伙伴的優缺點,例如,「書上說我沒耐性,我確實是這樣。」

3.團隊體驗活動:透過有創意的戶外活動,激發團隊合作和成員間的親密感。

Tips 建立信賴

■指標
→坦承弱點與錯誤,接受質疑
→勇於提供回饋與協助
→讚賞並借重彼此的能力與經驗

■鍛鍊工具
→練習個人分享
→性格與行為取向分析
→團隊體驗活動

祕訣2 鼓勵良性衝突

健康有機的關係,絕對少不了建設性的衝突。很多團隊因為不想傷和氣,刻意避免衝突,結果反而助長了緊張關係和相互猜忌,對團隊傷害也更大。因此,如何培養出參與建設性衝突的能力與意願,就成了優秀團隊不可或缺的一部份。

1.了解成員處理衝突的方式:透過性格與衝突取向等分析工具,找出不同性格的人面對或抗拒衝突的態度。

2.訂定衝突的標準:明定處理衝突的規則與約定,可以確保從衝突中達成妥協及好意見受到重視。當大家找出、公開對衝突的看法後,會變得更容易接受團隊訂下的任何規範。

3.發掘衝突:團隊主管必須成為衝突發掘者,把所有寶貴的議題挖出來,攤在檯面上討論,迫使成員面對及尋求解決之道。

4.即時認可:當衝突程度升高,參與者開始感到不自在時,主管應適度介入,提醒大家,衝突是必要的。如此一來,既可以釋放緊張壓力,也能鼓勵成員更有信心地繼續。

Tips 鼓勵良性衝突

■指標
→挖掘出所有成員的想法
→提出至關重要的主題,公開討論
→迅速解決真正的問題

■鍛鍊工具
→了解成員處理衝突的方式
→訂定衝突的標準
→發掘衝突
→即時認可

祕訣3 做出承諾

承諾並不等於共識(全體同意),而是指一群聰明、有幹勁的人完全接受原來不同意的決定。換句話說,他們能夠抗拒共識的誘惑,接受不同的意見,努力達成決議。

1.釐清承諾,避免誤解:會議結束前,主管必須問成員,「我們今天達成了什麼決議?」將大家的回答寫在白板上,如果有人產生疑問,就讓大家繼續討論,直到每個人都清楚今天的決定。

2.明訂期限:運用清楚明確的期限,規定最遲何時做出決定,並訂定罰則,嚴格要求如期完成。

3.設定主要目標:激勵成員朝共同方向邁進的最佳方法,是幫助他們建立所謂「主要目標」──團隊必須達成哪一項最重要的目標,才算真正成功?最好不要設定量化的目標,而以一般性目標為主,例如提升顧客滿意度、擴大市佔率,或者推出新產品等。

Tips 做出承諾

■指標
→方向與優先順序清楚明確
→整個團隊同心合力,支持共同目標
→培養出從錯誤中學習的能力

■鍛鍊工具
→釐清承諾,避免誤解
→明訂期限
→設定主要目標

祕訣4 相互要求負起責任

在團隊合作中,負責任(accountability)是指當團隊成員的表現不符合標準時,有人願意站出來提醒對方,也就是說,團隊主管不需要無時無刻插手,而是讓「同事對同事負責」。

打造一支要求對彼此負責的團隊,最大的挑戰在於,必須克服團隊成員向他人說出批評時的猶豫不決,讓他們了解,如果不能給同事建設性的回應,就等於辜負同事的期望,有所保留不僅對團隊不利,還會傷害團隊成員。

1.進行「團隊效力演練」:藉由外地研習(off-site),用兩個簡單的問題,讓每個人都來評價其他成員。一是「這位成員有哪個特質,對團隊成功有貢獻?」另一是「他有哪個特質,會影響團隊的表現?」大家都寫完答案後,再要求成員們一個接一個唸出對領導人與其他同事的正面、負面特質意見。這種演練,往往可收到極佳的效果。

2.公布目標與行為準則:負責任的最大敵人,就是含糊不清。所以必須公開說明團隊需要達成的目標、每人的權責分配,以及個人應有的行為表現。

3.善用會議:會議是要求彼此負責的最佳時機,而定期檢討計分板上的進度,可以讓團隊成員知道誰該負責。

Tips 相互要求負起責任

■指標
→促使表現差的成員在壓力中改進
→毫不猶豫質疑彼此的做法,察覺潛在問題
→成員相互尊重,並以同樣標準,彼此要求

■鍛鍊工具
→進行「團隊效力演練」
→公布目標與行為準則
→善用會議

祕訣5 重視團隊成果

當你還是單兵的時候,是不是總有個小小的聲音在你耳邊說,「那我自己呢?難道我不重要嗎?」有時這些聲音會壓過團隊的呼喚,讓人把團隊的集體利益,拋到腦後。

自私是人的天性,只有確保團隊成員將集體成果置於個人利益之上,並且聚焦在這些成果,才能避免團隊成員因為私欲,破壞團隊運作。

1.建立團隊計分板:以一套簡單易懂的工具,幫助團隊隨時隨地衡量成果進度。計分板應包含兩個部份:第一、團隊正在使用的衡量標準(盈餘、開銷、客戶滿意度等);第二、為了達成團隊主要目標,必須達到哪些次要目標。

2.公開宣布成果:團隊如果願意公開承諾所追求的特定成果,往往能讓成員比較有幹勁,甚至極度渴望達成這些成果。

3.根據成果論功行賞:確保團隊成員把注意力放在整體成果上,最有效的做法之一,就是提出獎勵,特別是獎金,但必須與達到特定成果有關。

Tips 重視團隊成果

■指標
→留住成就導向的員工
→成員能以團體利益為重
→個人主義的行為減至最少

■鍛鍊工具
→建立團隊計分板
→公開宣布成果
→根據成果論功行賞

團隊領導5大祕訣
1.建立信賴
2.鼓勵良性衝突
3.做出承諾
4.相互要求負起責任
5.重視團隊成果

資料來源引自:2011-04-13 天下雜誌442期